Enviar dados de acompanhantes significa submeter, através do SIBA/AIMA, os dados pessoais dos co-hóspedes que ficam alojados consigo: nome completo, data de nascimento, nacionalidade, número e tipo de documento de viagem e datas de entrada e saída. A lei que aprova o modelo de boletim de alojamento obriga quem aluga espaços de forma remunerada a comunicar estes dados dentro de três dias úteis. Feito isto, cumpre a obrigação legal e evita coimas.
Em resumo:
- É obrigatório comunicar os dados de acompanhantes no prazo de três dias úteis após a entrada e saída, sob pena de coimas e incumprimento legal.
- Os dados necessários incluem nome completo, data de nascimento, nacionalidade, documento de viagem válido e datas de permanência, sendo que estrangeiros podem precisar de visto ou residência.
- A comunicação deve ser feita através de canais oficiais do SIBA, com confirmação e armazenamento do comprovativo por pelo menos um ano.
- Pequenos erros, como documentos inválidos ou incoordenação entre entradas e saídas, são os principais motivos de rejeição e problemas na submissão.
- A automação do envio, por plataformas como a EuroCheckin, reduz o risco de erros, poupa tempo e garante o cumprimento dos prazos legais.
Índice
- Que campos e documentos deve submeter por cada acompanhante
- Prazos e canais oficiais para submeter os dados ao SIBA
- Checklist prática e erros a evitar no envio dos dados
- Como a automatização reduz risco e trabalho do anfitrião
- Perspetiva da autora com recomendações prioritárias
- Opção prática do editor: ativar a EuroCheckin para automatizar o envio
- Fontes
- Perguntas frequentes
Que campos e documentos deve submeter por cada acompanhante
O boletim de alojamento pede um conjunto fixo de dados por hóspede, incluindo os acompanhantes que não fizeram a reserva. Antes de submeter, confirme que tem tudo o que a lei exige, porque um campo em falta é motivo comum de rejeição.
- Nome completo e data de nascimento de cada acompanhante.
- Nacionalidade e tipo, número e validade do documento de viagem (cartão de cidadão para portugueses, passaporte ou cartão de identidade para os restantes).
- Data de entrada e data prevista de saída no alojamento.
- Morada do alojamento e identificação do titular da reserva, quando o acompanhante não é quem reservou.
Há diferenças práticas entre cidadãos da União Europeia e de países terceiros: para os primeiros basta normalmente o cartão de cidadão ou o bilhete de identidade nacional, enquanto cidadãos de países terceiros devem apresentar passaporte válido e, em certos casos, visto ou título de residência. A Portaria n.º 287/2007 determina que os boletins e os respetivos duplicados sejam conservados durante um ano a contar da comunicação da saída do hóspede estrangeiro, prazo que se aplica a todos os acompanhantes registados, não só ao titular da reserva.
Prazos e canais oficiais para submeter os dados ao SIBA
O prazo legal para comunicar entradas é de três dias úteis a partir da chegada, e a comunicação da saída é igualmente obrigatória, com o mesmo prazo. Muitos anfitriões tratam a entrada como prioridade e esquecem a saída, o que gera inconsistências no sistema.
Para submeter dados, o processo segue geralmente estes passos:
- Registar o alojamento como utilizador no SIBA, conforme previsto na Portaria n.º 287/2007, passo necessário antes de qualquer comunicação eletrónica.
- Escolher o canal de envio disponível: carregamento de ficheiro formatado, ligação por webservice ou preenchimento direto num formulário online.
- Introduzir ou importar os dados de cada acompanhante, confirmando nome, documento e datas antes de confirmar o envio.
- Guardar o comprovativo de submissão e o duplicado do boletim durante, pelo menos, um ano.
Se surgirem dúvidas sobre documentação ou sobre casos específicos de estrangeiros, as FAQs da AIMA esclarecem procedimentos e são atualizadas regularmente, por isso vale a pena consultá-las antes de assumir um requisito por rotina.
Dica profissional: Reserve cinco minutos por dia para conferir chegadas e partidas do dia anterior antes de submeter, em vez de acumular vários boletins para o fim da semana.
Os dados enviados incluem informação pessoal sensível, como número de documento de identificação, pelo que a transmissão deve seguir os princípios do RGPD: acesso restrito, armazenamento seguro e eliminação após o prazo legal de conservação.
Checklist prática e erros a evitar no envio dos dados
A maior parte dos problemas com o SIBA não vem de submissões complexas, mas de pequenos deslizes que se repetem mês após mês. Antes de enviar, confirme os pontos seguintes:
- Verifique se o documento de viagem está dentro da validade e se o número foi copiado sem erros de transcrição.
- Confirme que as datas de entrada e saída correspondem exatamente à reserva, sem sobreposições nem lacunas.
- Certifique-se de que não está a duplicar um acompanhante já submetido numa estadia anterior no mesmo alojamento.
- Reveja se a saída foi comunicada assim que o hóspede deixou o alojamento, e não apenas a entrada.
- Arquive o duplicado do boletim durante um ano, conforme exige a Portaria n.º 287/2007, e mantenha-o acessível para eventual fiscalização.
A omissão da comunicação de saída é um dos erros mais recorrentes e pode ser tratada como incumprimento tanto quanto a falta de registo de entrada. Além da coima, o incumprimento reiterado pode pesar em processos de licenciamento ou renovação de registo de alojamento local junto das entidades competentes, por isso a reconciliação frequente entre reservas e boletins enviados vale o tempo que exige.
Como a automatização reduz risco e trabalho do anfitrião
Sistemas eletrónicos integrados com o sistema de reservas reduzem erros humanos e permitem que os boletins sejam gerados a partir dos dados já existentes na reserva, sem reintrodução manual. É este princípio que sustenta plataformas como a EuroCheckin, criada para tratar o envio de dados de acompanhantes de forma automática.
O registo no SIBA é o passo necessário para comunicar eletronicamente os boletins, e o sistema aceita envio por ficheiro, descarga eletrónica ou formulário online.
A EuroCheckin liga-se diretamente ao SIBA/AIMA e trata cada reserva como fonte única de dados, o que reduz a necessidade de reintrodução manual por acompanhante:
- Submissão automática ao SIBA a partir dos dados recolhidos no check-in online multilingue.
- Sincronização em tempo real com plataformas como Airbnb e Booking.com, evitando reservas esquecidas.
- Armazenamento seguro dos boletins em conformidade com o RGPD, com duplicados guardados durante o período legal.
- Deteção de duplicados e alertas antes do prazo de três dias úteis expirar.
Para anfitriões que queiram compreender a configuração passo a passo, a página de ajuda no registo e configuração detalha o processo, e a página de funcionalidades descreve a integração com o SIBA em maior profundidade.
Perspetiva da autora com recomendações prioritárias
Quem gere alojamento local em Portugal tem, na prática, uma prioridade acima de todas: registar-se no SIBA e tratar a comunicação de entradas e saídas como rotina diária, não como tarefa administrativa para “mais tarde”. A maioria dos incumprimentos que vejo não nasce de má-fé, nasce de acumulação: dez reservas por semana tornam fácil esquecer uma saída.
Automatizar essa rotina não substitui a responsabilidade legal do anfitrião, mas elimina a distração de introduzir dados manualmente todos os dias. Verificar chegadas e saídas com regularidade, guardar comprovativos e ter um canal de apoio técnico para dúvidas pontuais são hábitos que evitam a maior parte dos problemas.
— Sofía Herrera
Opção prática do editor: ativar a EuroCheckin para automatizar o envio
Se preferir não depender de introdução manual todos os dias, a EuroCheckin trata o envio de dados de acompanhantes ao SIBA de forma automática, a partir das suas reservas já existentes. A comunicação de entradas e saídas passa a acontecer dentro do prazo legal sem que precise de repetir dados entre plataformas.
A ativação inclui:
- Check-in online multilingue para o hóspede preencher os dados antes da chegada.
- Sincronização automática com Airbnb, Booking.com e outras plataformas de reserva.
- Armazenamento seguro dos boletins em conformidade com o RGPD, durante o prazo legal.
- Apoio técnico para configuração inicial e dúvidas sobre casos específicos.
O plano EuroCheckin para Alojamento Local custa 5 € por mês por alojamento, e há um plano dedicado a unidades hoteleiras, o EuroCheckin para hotéis, a 3 € por mês por alojamento. Pode experimentar a plataforma sem compromisso de longo prazo ou pedir apoio à equipa antes de decidir.
Fontes
- Modelo de boletim de alojamento e regras de comunicação electrónica em condições de segurança
- Perguntas Frequentes - Decreto Regulamentar da Lei de Estrangeiros: alterações - AIMA
Perguntas frequentes
O que significa exatamente enviar dados de acompanhantes ao SIBA?
Significa submeter os dados pessoais de cada co-hóspede, incluindo nome, data de nascimento, nacionalidade e documento de viagem, através do sistema SIBA da AIMA. A obrigação aplica-se a todos os acompanhantes, não apenas a quem fez a reserva, dentro do prazo definido pela legislação sobre o boletim de alojamento.
Qual é o prazo para comunicar a entrada e a saída de um acompanhante?
O prazo legal é de três dias úteis a partir da data de entrada, e a saída deve ser comunicada com o mesmo cuidado. Omitir a comunicação de saída é tratado como incumprimento, tal como acontece com a entrada.
Quanto tempo devo guardar os boletins de alojamento?
Os boletins e os respetivos duplicados devem ser conservados durante um ano a contar da comunicação da saída do hóspede estrangeiro. Este prazo aplica-se a todos os acompanhantes registados no mesmo alojamento.
Que canais posso usar para submeter os dados ao SIBA?
Depois de registar o alojamento como utilizador do SIBA, pode submeter os dados por ficheiro formatado, ligação por webservice ou através de um formulário online. Plataformas como a EuroCheckin automatizam este envio a partir dos dados já existentes na reserva.
O que acontece se não enviar os dados dos acompanhantes a tempo?
O incumprimento pode resultar em coima e, em casos reiterados, pesar em processos de licenciamento do alojamento local. Automatizar a comunicação com uma ferramenta como a EuroCheckin reduz o risco de esquecer entradas ou saídas dentro do prazo legal.
