Num Alojamento Local, a confirmação dos termos da casa é o momento em que o hóspede lê e aceita as regras do alojamento: horários, ruído, lotação, animais, fumo, check-out. Também aceita a forma como os seus dados vão ser tratados. Para valer alguma coisa, essa confirmação tem de acontecer antes da chegada, ficar registada com data e identificação do hóspede e ser guardada com o resto da documentação da reserva. O momento mais prático é o check-in online, porque é aí que o hóspede já está a preencher os dados obrigatórios para o SIBA. Este guia explica o que incluir, o que a lei exige e como montar o processo sem trabalho manual. 😊
TL;DR
- Termos da casa são as regras de utilização do alojamento que o hóspede aceita antes de entrar. São diferentes dos termos da plataforma onde reservou.
- A lei do Alojamento Local obriga a ter um livro de informações com as regras de utilização. A aceitação expressa das regras é uma boa prática que o protege em caso de conflito.
- O melhor momento para pedir a confirmação é o check-in online, junto com os dados para o Boletim de Alojamento, que tem de chegar ao SIBA em três dias úteis.
- Guarde a prova da aceitação (data, hora, nome, versão das regras) de forma segura e conforme o RGPD.
- Termos curtos, claros e traduzidos são aceites mais depressa e geram menos discussões.
Índice
- O que significa confirmar os termos da casa
- O que a lei exige e o que fica ao seu critério
- O que incluir nos termos da casa
- Como recolher a confirmação, passo a passo
- Confirmação na plataforma ou no seu próprio check-in?
- RGPD: como guardar a confirmação
- Erros comuns a evitar
- A nossa perspetiva
- Comece com a EuroCheckin
- Perguntas frequentes
- Fontes
O que significa confirmar os termos da casa
Se pesquisou esta expressão, é possível que tenha encontrado sobretudo conteúdos sobre compra de casa, sinal e crédito habitação. No contexto da hospitalidade, o tema é outro. Os termos da casa são o conjunto de regras e condições que o anfitrião define para a estadia, e a confirmação é o registo de que o hóspede as leu e aceitou.
Na prática, a confirmação dos termos da casa cumpre três funções:
- Alinha expectativas: o hóspede sabe, antes de chegar, que não pode fazer festas ou que o silêncio começa às 22h00.
- Dá-lhe prova: se houver danos, queixas de vizinhos ou excesso de pessoas, tem um registo de que as regras foram aceites.
- Organiza a informação: a mesma etapa recolhe dados de identificação, hora de chegada e consentimentos, tudo associado à reserva.
O que a lei exige e o que fica ao seu critério
Convém separar o que é obrigação legal do que é boa prática.
Livro de informações: obrigatório
O regime jurídico do Alojamento Local (Decreto-Lei n.º 128/2014) exige que o estabelecimento disponibilize aos hóspedes informação sobre o funcionamento do alojamento e as respetivas regras de utilização. Desde as alterações ao regime, esse livro de informações tem de estar disponível em português e inglês e em pelo menos mais duas línguas estrangeiras. Os seus termos da casa devem estar alinhados com esse livro. Se as regras do check-in online disserem uma coisa e o livro no apartamento disser outra, perde força em qualquer discussão.
Boletim de Alojamento: obrigatório
Independentemente das regras da casa, tem de comunicar os hóspedes estrangeiros. A Lei n.º 23/2007 obriga quem aloja cidadãos estrangeiros mediante pagamento a comunicar a entrada e a saída através de Boletim de Alojamento, no prazo máximo de três dias úteis. Essa comunicação é feita obrigatoriamente por via eletrónica no SIBA. Segundo as perguntas frequentes do SIBA, a obrigação abrange quem arrenda quartos, frações ou a casa inteira. Para saber exatamente que campos recolher, veja o nosso guia sobre dados obrigatórios no SIBA.
Aceitação expressa das regras: boa prática
Nenhuma norma obriga a recolher uma “assinatura” das regras da casa. Mesmo assim, pedir uma aceitação expressa é o que distingue uma regra informada de uma regra provada. As plataformas também contam com isso: o Airbnb inclui nas suas regras básicas para hóspedes o dever de cumprir as regras da casa definidas pelo anfitrião. Ter a sua própria confirmação, com a versão exata que o hóspede aceitou, reforça a sua posição em qualquer canal.
O que incluir nos termos da casa
Termos longos não são lidos. Concentre-se no que gera mais conflitos e escreva cada regra de forma concreta.
| Tema | Exemplo de redação clara |
|---|---|
| Lotação | “Máximo de 4 pessoas. Visitas não pernoitam.” |
| Ruído | “Silêncio entre as 22h00 e as 8h00. Festas e eventos não são permitidos.” |
| Fumo | “Proibido fumar no interior. Pode fumar na varanda.” |
| Animais | “Animais apenas com aprovação prévia.” |
| Horários | “Check-in a partir das 15h00, check-out até às 11h00.” |
| Resíduos | “Separe o lixo. O ecoponto fica à saída do prédio, à direita.” |
| Condomínio | “Respeite as regras do prédio: não use o terraço comum depois das 22h00.” |
| Danos | “Comunique qualquer avaria ou dano assim que acontecer.” |
| Dados pessoais | “Os seus dados são usados para cumprir a comunicação legal ao SIBA e guardados de forma segura.” |
Algumas regras práticas para a redação:
- ✅ Use frases curtas, no presente, com números concretos.
- ✅ Evite ameaças. “Obrigado por manter o silêncio depois das 22h00” funciona melhor do que “Multa por ruído”.
- ✅ Mantenha uma versão datada. Se alterar as regras, os hóspedes antigos aceitaram a versão anterior.
- ✅ Traduza tudo. As regras devem estar nas mesmas línguas do livro de informações.
Como recolher a confirmação, passo a passo
Este é o fluxo que recomendamos a anfitriões e gestores:
- Reserva confirmada. A reserva entra no calendário, idealmente sincronizada com as plataformas para evitar duplicados. Veja como sincronizar Airbnb e Booking.com.
- Envio do link de check-in online. O hóspede recebe, alguns dias antes, um link para o pré-registo na sua língua.
- Preenchimento dos dados. Nome, documento, nacionalidade, data de nascimento e restantes campos do Boletim de Alojamento, para o titular e para os acompanhantes.
- Leitura e confirmação dos termos da casa. As regras aparecem no mesmo formulário e o hóspede confirma que as leu e aceita antes de concluir.
- Registo da prova. Fica guardado quem aceitou, quando, e que versão das regras estava em vigor.
- Comunicação ao SIBA. Os dados seguem para o SIBA dentro do prazo de três dias úteis, sem copiar nada à mão.
- Chegada. O hóspede chega com tudo tratado. Pode receber as instruções de acesso e o check-out decorre da mesma forma; consulte o guia de check-out digital.
O ponto essencial é o passo 4: a confirmação não deve ser um email à parte, que o hóspede ignora. Deve ser uma etapa do formulário que não se salta.
Confirmação na plataforma ou no seu próprio check-in?
| Critério | Regras apenas no anúncio da plataforma | Confirmação no seu check-in online |
|---|---|---|
| Visibilidade | Depende de o hóspede ler o anúncio | Aparece num passo do formulário |
| Prova de aceitação | Fica nos sistemas da plataforma | Fica no seu registo, por reserva |
| Reservas diretas | Não cobre | Cobre todos os canais |
| Ligação aos dados SIBA | Nenhuma | Mesmo processo |
| Versões e alterações | Difícil de reconstruir | Versão associada a cada hóspede |
Manter as regras no anúncio continua a ser útil: o hóspede vê-as antes de reservar. A confirmação no check-in online completa esse passo e funciona da mesma forma para Airbnb, Booking.com, Vrbo ou reserva direta.
RGPD: como guardar a confirmação
A prova de aceitação é um dado pessoal associado a uma pessoa identificada. Trate-a com o mesmo cuidado que os documentos de identificação:
- 🔒 Guarde-a num sistema com acesso restrito, nunca em capturas de ecrã no telemóvel ou em pastas partilhadas.
- 🔒 Informe o hóspede, no próprio formulário, de para que servem os dados.
- 🔒 Defina um prazo de conservação e cumpra-o.
- 🔒 Não peça mais do que precisa. Se a lei pede certos campos para o Boletim de Alojamento, não acrescente dados sem finalidade clara.
Se tiver dúvidas sobre o prazo de conservação ou sobre a base legal para tratar um dado específico, fale com o seu encarregado de proteção de dados ou com um advogado antes de alterar o formulário.
Erros comuns a evitar
- Regras só em papel no apartamento. O hóspede chega sem saber e a discussão começa à porta.
- Confirmação por mensagem informal. Um “ok 👍” no WhatsApp é difícil de associar à reserva e à versão das regras.
- Termos diferentes do livro de informações. Incoerência enfraquece a sua posição.
- Esquecer os acompanhantes. O titular aceita as regras, mas todos os hóspedes estrangeiros têm de constar no Boletim de Alojamento.
- Tratar o SIBA no fim. Deixar a comunicação para o último dia útil aumenta o risco de falhar o prazo.
A nossa perspetiva
Na EuroCheckin trabalhamos todos os dias com anfitriões e gestores que já têm boas regras da casa, mas que as gerem em canais separados: o anúncio numa plataforma, o livro no apartamento, os dados para o SIBA num email, a aceitação numa mensagem. Cada canal extra é uma oportunidade de erro, de duplicado ou de esquecimento.
A nossa visão é simples: a confirmação dos termos da casa deve viver no mesmo sítio que o registo legal do hóspede. Quando o hóspede preenche os dados para o Boletim de Alojamento no check-in online multilingue, já está atento e disponível. É o momento certo para ler as regras. Assim, a prova de aceitação e a comunicação ao SIBA ficam ligadas à mesma reserva, guardadas de forma segura e conforme o RGPD.
O resultado que procuramos é menos trabalho manual para o anfitrião, uma chegada sem surpresas para o hóspede e um registo organizado se alguma vez precisar de o mostrar. É por isso que automatizamos a submissão ao SIBA, com mais de 99% de submissões bem-sucedidas, e guardamos a documentação até três anos.
— Sofía Herrera
Comece com a EuroCheckin
Se quer juntar o check-in online, a comunicação ao SIBA e a documentação de cada hóspede num só processo, a EuroCheckin para Alojamento Local custa 5 € por mês por alojamento, com período de teste gratuito e sem fidelização. Para hotéis, a EuroCheckin para hotéis custa 3 € por mês por alojamento. Precisa de ajuda a configurar o formulário? A nossa equipa trata disso consigo na página de ajuda no registo e na configuração. 👉 COMECE O TESTE GRATUITO
Perguntas frequentes
É obrigatório o hóspede assinar as regras da casa?
Não existe uma norma que obrigue a recolher a assinatura das regras da casa. O que é obrigatório é disponibilizar o livro de informações com as regras de utilização e comunicar os hóspedes estrangeiros ao SIBA. A aceitação expressa é uma boa prática que lhe dá prova em caso de conflito.
Quando devo pedir a confirmação dos termos da casa?
Antes da chegada, de preferência no check-in online. Nesse momento o hóspede já está a preencher os dados de identificação, e as regras ficam associadas à reserva. Pedir a confirmação à porta, com o hóspede cansado da viagem, resulta em leituras apressadas.
As regras do Airbnb ou da Booking.com não chegam?
As regras no anúncio são úteis, mas a prova da aceitação fica nos sistemas da plataforma e não cobre reservas diretas. Uma confirmação no seu próprio check-in funciona em todos os canais e regista a versão exata que cada hóspede aceitou.
Em que línguas devem estar os termos da casa?
O livro de informações tem de estar em português, inglês e pelo menos mais duas línguas estrangeiras. Faz sentido que os termos da casa sigam as mesmas línguas. Um check-in online multilingue facilita essa coerência.
Fontes
- Decreto-Lei n.º 128/2014, regime jurídico do Alojamento Local (Diário da República)
- Novas regras para o alojamento local (Abreu Advogados)
- Lei n.º 23/2007, de 4 de julho (Diário da República)
- Boletins de Alojamento (SIBA)
- Perguntas Frequentes (SIBA)
- Ground rules for home guests (Airbnb)
