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Dados obrigatórios dos hóspedes: o que recolher para o SIBA

Os 9 dados obrigatórios dos hóspedes para o SIBA/AIMA, quem registar, prazos de três dias úteis, coimas e como recolher tudo sem erros.

Dados obrigatórios dos hóspedes: o que recolher para o SIBA

Se explora um alojamento local, um hostel ou um hotel em Portugal, tem de recolher um conjunto fixo de dados de cada hóspede estrangeiro e comunicá-los à AIMA (antigo SEF) através do SIBA. São nove campos obrigatórios: nome completo, nacionalidade, data de nascimento, tipo e número do documento, país emissor, país de residência e as datas de entrada e saída. Neste guia explicamos cada campo, quem tem de ser registado, os prazos que contam e como recolher tudo sem erros nem papelada. ✅

Em resumo

  • Quem: todos os hóspedes estrangeiros que pagam alojamento, incluindo cidadãos de outros países da União Europeia. Os hóspedes portugueses não entram no SIBA.
  • O quê: nove campos obrigatórios por hóspede. O local de nascimento e o local de residência são opcionais.
  • Quando: três dias úteis para comunicar a entrada e outros três para a saída, contados por dias inteiros.
  • Risco: a falta de comunicação pode custar entre 100 € e 2.000 €, consoante o número de infrações.
  • Como: com o check-in online, os dados chegam já no formato certo e seguem para o SIBA sem cópia manual.

Índice

Quem tem de ser registado no SIBA

A regra vem do artigo 16.º da Lei n.º 23/2007: as empresas hoteleiras, os alojamentos turísticos e todos os que facultem alojamento pago a cidadãos estrangeiros têm de comunicar a sua presença. Não interessa se a atividade é regular ou ocasional.

Há três pontos que geram mais dúvidas entre os anfitriões:

  • Os hóspedes da UE também contam. Muitos anfitriões assumem que um casal espanhol ou alemão está isento. Não está: a obrigação abrange qualquer cidadão estrangeiro, como confirmam as perguntas frequentes do SIBA.
  • Os hóspedes portugueses ficam de fora. A lei fala de cidadãos estrangeiros. Um hóspede com nacionalidade portuguesa não dá origem a boletim de alojamento, embora possa registar a estadia para a sua gestão interna.
  • Uma situação irregular não muda nada. Mesmo que saiba que um hóspede está em situação irregular, o SIBA indica que deve sempre comunicar a entrada e a saída.

Há ainda uma consequência menos conhecida. Segundo o guia do gov.pt para migrantes, um cidadão de país terceiro que entra em Portugal vindo de outro Estado-membro, sem controlo de fronteira, tem de declarar a entrada em três dias úteis, sob pena de coima de 60 € a 160 €. Quando fica num alojamento registado, é o boletim enviado pelo anfitrião que cumpre essa função. Ou seja, o seu registo também protege o hóspede.

Os nove campos obrigatórios do boletim de alojamento

As perguntas técnicas do SIBA definem os campos obrigatórios. Esta é a lista, com o que deve verificar em cada um:

CampoOnde encontrarCuidado a ter
Nome completoDocumento de identificaçãoTodos os nomes e apelidos, tal como no documento
NacionalidadeDocumento de identificaçãoPode ser diferente do país de residência
Data de nascimentoDocumento de identificaçãoFormato dia, mês e ano
Tipo de documentoPassaporte, cartão de cidadão, título de residênciaIndique o documento efetivamente apresentado
Número do documentoDocumento de identificaçãoSem espaços a mais nem letras trocadas (O por 0)
País emissorDocumento de identificaçãoQuem emitiu o documento, não onde o hóspede vive
País de residênciaDeclaração do hóspedePergunte sempre, não deduza
Data de entradaReservaA data real do check-in
Data de saídaReservaAtualize se a estadia encurtar ou se prolongar

Os campos local de nascimento e local de residência são opcionais. Pode pedi-los, mas um boletim sem eles não é rejeitado.

Dados do estabelecimento

Além dos dados do hóspede, cada envio identifica a unidade de alojamento. Na documentação sobre os modos de envio, a tabela da unidade hoteleira tem quase todos os campos obrigatórios, e as alterações de morada, telefone e contacto têm de ser comunicadas. Se mudou de número de telefone, atualize o registo no SIBA antes do próximo envio.

Documentos aceites e casos que travam o envio

O SIBA é rígido com os dados do documento. Estas são três situações comuns:

  1. Documento sem dia ou mês de nascimento. Alguns passaportes indicam apenas o ano. A convenção do SIBA é usar o dia 1 de janeiro, o que evita a rejeição sem ter de voltar a contactar o hóspede.
  2. Nacionalidade e documento de países diferentes. Um cidadão brasileiro com título de residência italiano tem nacionalidade brasileira e país emissor Itália. Trocar os dois é um dos erros mais frequentes.
  3. Famílias e grupos. A obrigação refere-se a cada cidadão estrangeiro, sem distinção de idade. Na prática, registe cada pessoa que dorme no alojamento, crianças incluídas, e não apenas quem fez a reserva.

Prazos: três dias úteis para a entrada e para a saída

Segundo o SIBA, o prazo é de três dias úteis tanto para a entrada como para a saída, e conta-se por dias inteiros, seja qual for a hora do check-in. Não se trata de 72 horas a partir do minuto da chegada.

Exemplo prático: um hóspede faz o check-in na quinta-feira, 15 de outubro de 2026.

  • Dia útil 1: sexta-feira, 16 de outubro
  • Dia útil 2: segunda-feira, 19 de outubro
  • Dia útil 3: terça-feira, 20 de outubro

A entrada tem de estar comunicada até terça-feira, 20 de outubro. Se o hóspede sair no domingo, 18 de outubro, a contagem da saída começa na segunda-feira. Os feriados nacionais não são dias úteis, por isso o prazo fica mais longo em semanas como a do Natal.

As reservas feitas no próprio dia apertam esta margem. Explicamos como lidar com elas no guia sobre hóspedes de última hora.

O que acontece se falhar

Segundo o SIBA, o artigo 203.º da Lei n.º 23/2007 prevê coimas de 100 € a 2.000 € quando a entrada ou a saída não é comunicada dentro do prazo, consoante o número de infrações. Detalhamos os escalões e os erros que mais pesam no artigo sobre coimas no registo de hóspedes.

A fiscalização também está mais ativa a nível municipal. Em Lisboa, a Câmara cancelou 40% dos registos de alojamento local inativos e lembra que, desde março de 2025, a falta de seguro de responsabilidade civil leva ao cancelamento do registo. O registo de hóspedes faz parte deste mesmo quadro de conformidade.

Conservação dos dados e RGPD

Os dados do boletim são dados pessoais sensíveis: o documento, a data de nascimento, a nacionalidade. Segundo as perguntas técnicas do SIBA, devem ser guardados em segurança durante um ano após a comunicação da saída.

Dados pessoais do boletim e prazo de conservação

O maior risco raramente está na recolha. Está no manuseamento manual: fotografias de passaportes no telemóvel, folhas impressas na gaveta, mensagens com dados de identificação espalhadas pelo WhatsApp. Nada disto tem controlo de acessos nem eliminação automática. Antes de mudar de método, confirme com o seu encarregado de proteção de dados ou com um jurista especializado em RGPD durante quanto tempo e onde deve guardar cada tipo de registo no seu caso concreto.

Como recolher os dados sem erros

Um processo simples, que funciona tanto para um apartamento como para vinte:

  1. Envie o formulário antes da chegada. Peça os dados logo após a confirmação da reserva, na língua do hóspede.
  2. Peça os dados de todos os hóspedes. Não apenas de quem reservou.
  3. Valide os formatos no momento. As datas, o número do documento e o país emissor devem ser verificados antes de submeter.
  4. Confirme no check-in. Compare o documento com o que foi preenchido.
  5. Comunique a entrada e agende a saída. Não deixe para o fim de semana.
  6. Guarde o comprovativo. Arquive a confirmação de cada envio.

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A nossa perspetiva

Todos os dias vemos anfitriões que sabem perfeitamente quais são os dados obrigatórios e, mesmo assim, falham. O problema não é o conhecimento, é o processo. Um boletim enviado ao domingo à noite, um país emissor confundido com a nacionalidade, uma criança que ficou de fora porque só o titular da reserva preencheu o formulário.

A nossa perspetiva — overview diagram

Por isso defendemos que a recolha comece antes da chegada e que o envio para o SIBA não dependa da memória de ninguém. Quando o hóspede preenche os seus próprios dados, na sua língua e com validação imediata, os erros de transcrição desaparecem. Quando a reserva está sincronizada com a plataforma, a data de saída atualiza-se sozinha. E quando os documentos ficam num arquivo seguro, deixa de haver passaportes fotografados no telemóvel.

O registo de hóspedes é uma obrigação legal, mas é também o primeiro contacto profissional com quem chega. Bem feito, poupa tempo ao anfitrião e transmite confiança ao hóspede.

— Sofía Herrera

Perguntas frequentes

Tenho de registar hóspedes portugueses no SIBA?

Não. A obrigação da Lei n.º 23/2007 aplica-se a cidadãos estrangeiros. Os hóspedes com nacionalidade portuguesa não dão origem a boletim de alojamento, mas os de qualquer outro país, incluindo os da União Europeia, têm de ser comunicados.

Que documentos de identificação posso aceitar?

Os mais comuns são o passaporte, o cartão de identidade de um país da UE e o título de residência. No boletim indica o tipo de documento, o número e o país que o emitiu, exatamente como constam no documento apresentado.

O que faço se o hóspede não quiser dar os dados?

Explique que a comunicação é uma obrigação legal em Portugal e que, sem ela, o anfitrião fica sujeito a coima. Um formulário online, com uma explicação clara sobre o tratamento dos dados conforme o RGPD, reduz muito estas recusas.

Posso enviar o boletim antes de o hóspede chegar?

O boletim comunica uma entrada efetiva, por isso deve ser enviado depois do check-in, dentro dos três dias úteis. Pode, e deve, recolher os dados antes da chegada para que o envio seja imediato.

Fontes

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